Public Procurement – Beschaffungsprogramme in der öffentlichen Verwaltung
Umfassende Herausforderungen
„In der Materialwirtschaft steckt Gold“ ist eine Erkenntnis aus der Globalisierung der Industrie, die sich auch in der öffentlichen Verwaltung zunehmend durchsetzt. Die Beschaffung zunehmend globalisiert und in der gesamten Prozesskette von der Planung bis zur Wareneinbuchung strategisch systematisch zu betreiben, wird angesichts leerer Kassen immer wichtiger. Die Potenziale sind beträchtlich: die Prozesskosten können um bis zu 30 Prozent und die Produkt- und Dienstleistungskosten um bis zu zehn Prozent gesenkt werden. Außerdem lassen sich durch die Nutzung moderner Konzepte und Methoden Zeit einsparen und der Arbeitsablauf vereinfachen. Die Einspareffekte hängen davon ab, wie gut die Beschaffungsorganisation aufgestellt ist und wie stark die Lieferanten die Umstellung des traditionellen Beschaffungsprozesses unterstützen.
Integraler Umbau der Beschaffung
In den meisten Dienststellen der öffentlichen Verwaltung hat die Beschaffung nicht den Stellenwert, der ihr eigentlich zukommen müsste. Mit einem „wilden Einkauf“ und einer Beschaffung, die nicht viel mehr als eine unterstützende administrative Rolle spielt, können die beschriebenen Potenziale nicht realisiert werden. Vieles spricht dafür, die Beschaffung von einer nebenamtlichen zu einer hauptamtlichen Aktivität aufzuwerten. Was ansteht, ist ein umfassendes Umstrukturierungsprogramm, das die Defizite in Strategie, Organisation, Prozessen und Systemen in einem integral angelegten Veränderungsprojekt behebt.
Das Ziel dieser Umstrukturierungen ist es Größeneffekte in der Beschaffung durch Standardisierung und Bündelung auszuschöpfen, anstatt – wie häufig üblich – lokal, punktuell und nur fachlich gesteuert einzukaufen. Standardisierung und Bündelung setzen die Zentralisierung der Ablauforganisation und die Vereinfachung des Bestellwesens voraus.
Den notwendigen organisatorischen Unterbau für die neue Beschaffungsstrategie bilden die Arbeitsteilung zwischen allen internen und externen Beteiligten und neue Funktionen wie der strategische Einkauf. Mit modernem Vergaberecht können strategische Rahmenverträge mit ausgewählten Lieferanten geschlossen und die Kosten strategisch gesteuert werden. Der Beschaffungsprozess wird systematisch aufgesetzt, Bestellvorgänge können mit Hilfe moderner Instrumente vereinfacht werden (Credit Card Purchasing, C-Teile-Distributoren, E-Procurement, et cetera). Die Einstands- und die indirekten Beschaffungskosten werden transparent und nach der Kostenanalyse kann die Entwicklung der wichtigsten Kostentreiber verfolgt werden.
Moderne IT-Systeme, wie ERP- und E-Procurement-Lösungen, sowie Controlling-Methoden wie Kostenkontrolle und Total Cost of Procurement unterstützen die neu aufgestellte Aufbau- und Ablauforganisation.
QuickScan, die bewährte Vorgehensweise
Capgemini nutzt mit der QuickScan-Methode eine bewährte Vorgehensweise für die Transformation von Beschaffungsstrukturen in den Bereichen Strategie, Organisation, Prozesse und Systeme. Gemeinsam mit unseren Kunden analysieren wir Abläufe und Produktgruppen, identifizieren Schwachstellen, ermitteln Kostentreiber und überprüfen die Qualifikationen der Mitarbeiter. Auf dieser Basis erarbeiten wir maßgeschneiderte Umstrukturierungskonzepte und begleiten unsere Kunden bei der Implementierung. Das Soll-Konzept für Strategie, Organisation, Prozesse und Systeme enthält Handlungsempfehlungen und Aufgaben, die priorisiert und denen Verantwortlichkeiten zugeordnet sind. Am Ende der Analysephase erhalten unsere Kunden einen Fahrplan für die Umsetzung der Veränderung.
Im Mittelpunkt all dieser Maßnahmen steht das Ziel, dem Beschaffer alle organisatorischen und technischen Mittel an die Hand zu geben und ihm die Qualifikationen zu vermitteln, die er braucht, um eine moderne Beschaffung zu etablieren. Wir unterstützen bei der Verbesserung der Kooperation und der Kommunikation sowohl innerhalb als auch zwischen Abteilungen. Dazu nutzen wir Coaching und Teamkonzepte und entwickeln passgenaue Weiterbildungsprogramme. Darüber hinaus können wir bei Bedarf Changemanagement-Aufgaben übernehmen und aktiv den Veränderungsprozess steuern, um die Kohärenz der Maßnahmen sicherzustellen sowie die Akzeptanz und Motivation bei Führungskräften wie Mitarbeitern zu steigern. Gemeinsam mit dem Auftraggeber implementieren wir die flächendeckende elektronische Abwicklung der öffentlichen Aufträge über das Internet – von der Bedarfsfeststellung bis zum Abruf. Wir unterstützen unsere Kunden bei der Auswahl der richtigen technischen Plattform, sichern Akzeptanz und Motivation bei den Mitarbeitern und beraten im Bereich Benutzerfreundlichkeit, Ergonomie und Datenschutz.
