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Kalt erwischt: Social Software unter dem Radar der IT

Kategorie: Trends des Monats

In Zeiten frei verfügbarer Werkzeuge, wie z. B. Wordpress, Mediawiki oder phpBB, können Mitarbeiter relativ einfach eigeninitiativ und ohne weitere Absprache eine neue Plattform auf einem lokalen Server implementieren und nutzen. Ebenso leicht und ganz ohne große IT-Kenntnisse geht es mit entsprechenden Cloud-Angeboten im Internet, wie z. B. GoogleDocs, Dropbox oder Yammer, die häufig in irgendeiner Form auch kostenlos im Angebot sind.

iStockphoto / © Thinkstock

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Der neue „Dienst” kann ohne Wissen der IT-Abteilung genutzt werden und findet möglicherweise immer mehr Anhänger. Vielleicht wird er sogar ein kritischer Bestandteil von Unternehmensprozessen. Spätestens wenn der Initiator plötzlich die Firma verlässt und sich keiner mehr auskennt, werden solche Systeme zum Problem.

Was nun? Abschaltung oder Verbot wären kontraproduktiv, denn offensichtlich besteht ein Bedarf, der durch die aktuelle Unternehmens-IT nicht gedeckt wird. Am besten Sie ergreifen selbst die Initiative und ermitteln gemeinsam mit den Fachabteilungen, wie man die Lösung entweder in den regulären IT-Betrieb überführen oder eine Alternative implementieren kann.

Wenn Sie sich jetzt fragen, nach welchen Kriterien Sie die Entscheidung treffen sollen, habe ich ein paar Anhaltspunkte für Sie. Dabei sollten Sie immer im Hinterkopf behalten, dass Social Software im Gegensatz zu klassischen ERP-Systemen keine bestimmte Art der Nutzung vorgibt (Stichwort Nutzungsoffenheit). Für die Auswahl und Implementierung sind deshalb sowohl ein wenig Pioniergeist und Experimentierfreude als auch das ein oder andere Pilotprojekt zur praktischen Erprobung gefragt.  Grundsätzlich sollten Sie prüfen, inwieweit die beiden folgenden Kriterien erfüllt werden:

(1) Nutzerfreundlichkeit: Social Software setzt auf eine breite Beteiligung, die nur teilweise verordnet werden kann. Optimal ist, wenn die Mitarbeiter die neue Plattform gerne nutzen und gar nicht auf die Idee kommen, sie zu umgehen. Dabei spielen Look & Feel und die intuitive Bedienbarkeit eine entscheidende Rolle, und zwar nicht nur für den Konsum, sondern auch für die Produktion von Inhalten. Das Ziel sollte sein, viele Möglichkeiten anzubieten (Webfrontend, Mobile-Client, E-Mail-Integration, RSS, Offline-Fähigkeit, PDF-Export etc.) und die Auswahl dem Nutzer zu überlassen.

(2) Integration: Keiner hat Interesse an einem weiteren Informationssilo, um das er sich zusätzlich kümmern muss. Das haben auch die Social Software-Anbieter erkannt und werben mit der direkten Anbindungen an E-Mail-Server, CMS, DMS, ERP- bzw. CRM-Systeme. Trotz aller Versprechen und Schnittstellen kann der Integrationsaufwand für die nahtlose Einbettung in die Systemlandschaft aber hoch sein. Deshalb Vorsicht bei der Auswahl des Systems und sorgfältige Evaluierung, ob und wie die Integration tatsächlich funktionieren kann.

Natürlich werden die nichtfunktionalen Anforderungen eines IT-Systems bei Social Software nicht plötzlich obsolet. Verfügbarkeit, schnelle Antwortzeit und Zugriffssicherheit sind genauso wichtig für die Akzeptanz der Nutzer wie bei anderen Lösungen.

Damit Sie in Zukunft nicht von neuen Social Software-Projekten überrascht werden, die an der IT-Abteilung vorbei implementiert wurden, ist es immer eine gute Idee, selbst nach Schwachstellen in Unternehmensprozessen zu suchen und zu überlegen, inwieweit sie durch Social Software unterstützt werden können. Klassiker sind beispielsweise die Informationsverteilung im Projekt oder übergreifend, die Arbeit in Communities, Informationsübergabe an neue Mitarbeiter, das Auffinden von Experten, die Behandlung von Kundensonderwünschen etc. Das kostet natürlich alles Ressourcen, aber bevor man nichts tut, sollte man sich fragen, wie hoch „RONI”, das „risk of non investing”, ist.

Anbei noch einige Beispiele von deutschen Unternehmen, die in den vergangenen Monaten intern digitale Plattformen mit erheblichem Social Software-Anteil eingeführt haben: Bayer, Continental, Rheinmetall, BASF, Lufthansa, T-Systems und Siemens.

Über den Autor

Sebastian Schäfer
Sebastian Schäfer
Dr. Sebastian Schäfer ist seit mehreren Jahren den Trends von vernetzten Anwendungen für Kommunikation, Zusammenarbeit und Informationsverteilung auf der Spur. Dabei interessiert ihn besonders, welche Möglichkeiten sie für die interne Kommunikation bieten und wie sie die Unternehmenskultur beeinflussen. Bei Capgemini kümmert er sich um Yammer und berät Kunden zum Business Information Management.

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