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SEPA – Ist das Chaos vorprogrammiert?

Kategorie: Trends des Monats
iStockphoto | © ThinkstockIn den nächsten 12 Monaten müssen 3,1 Millionen Unternehmen ihren Zahlungsverkehr erneuern. Am 1.2.2014 endet DTA, das Format, in dem fast alle elektronischen Zahlungen in Deutschland abgewickelt werden. Alle Unternehmen in Deutschland (und der EU) müssen spätestens zum 1. Februar 2014 auf das SEPA-Verfahren umstellen.

In Deutschland gibt es 3,1 Millionen Unternehmen, die pro Jahr 14 Milliarden Überweisungen und Lastschriften im Wert von 68 Billionen Euro über DTA bei ihrer Bank einreichen. Alle diese Unternehmen müssen große Migrationsprojekte durchführen. Betroffen sind 60 Prozent der IT-Systeme und 50 Prozent der Geschäftsprozesse. Bei einem großen Mittelständler hat ein solches Projekt nach meiner Erfahrung ein Volumen von über 10.000 Personentagen.

Laut einer aktuellen Studie der IBI fühlen sich erst 7 Prozent der Unternehmen in Deutschland für SEPA gerüstet. Tatsächlich planen die meisten Unternehmen so spät wie möglich umzustellen. Viele Unternehmen haben mit der Migration noch nicht einmal begonnen.

SEPA-Migrationsprojekte müssen sich einigen Herausforderungen stellen:

  • Umstellung der Kontoverbindungen: Sämtliche Kontoverbindungen müssen in allen Systemen, Schnittstellen und Druckstücken auf IBAN und BIC umgestellt werden. Dies betrifft neben den Zahlungsverkehrssystemen typischerweise ERP-, CRM-, ECM, Bestandsverwaltungs- und Treasury-Systeme.
  • XML und ISO20022: SEPA basiert auf dem Dateiformat XML (ISO20022). Bei älteren IT-Systemen kann der Umstellungsaufwand hoch sein, da keine geeigneten Programmierbibliotheken zur Verfügung stehen.
  • Mandatsverwaltung: Alle Unternehmen, die Lastschriften einziehen, sind gezwungen eine umfassende Mandatsverwaltung einzuführen. Dazu sind neue und veränderte Geschäftsprozesse und IT-Systeme erforderlich.
  • R-Transaktionen: SEPA führt einen umfangreichen Katalog von Rück-Transaktionen ein, die durch die Finanzbuchhaltungs- und Zahlungsverkehrssysteme korrekt verarbeitet und in den Geschäftsprozessen behandelt werden müssen. Auch das Format des elektronischen Kontoauszugs ändert sich von DTI zu SEPA-XML-Nachrichten.
  • Verkürzung des Verwendungszwecks: Der Verwendungszweck in Überweisungen und Lastschriften verkürzt sich von 351 auf nur noch 140 Zeichen. Die Verfahren für die Zuordnung offener Posten und den Kontenabgleich müssen überarbeitet werden.
  • Systemperformance: Zahlungsdateien im SEPA-Format (XML) benötigen im Durchschnitt fünfmal mehr Speicher- und Rechenkapazität. In vielen Rechenzentren werden die heutigen Batchfenster ohne tiefgreifende Performanceoptimierung und zusätzliche Rechenkapazität nicht mehr ausreichen.
  • e-Commerce: Im Internethandel gibt es bislang keinen adäquaten Ersatz für die DTA-Lastschrift. SEPA verlangt von den Kunden Lastschriftmandate mit physischer Unterschrift einzuholen. Unternehmen mit starkem e-Commerce benötigen Ersatz über alternative Zahlungsmethoden.
  • Prüfungspflichten gemäß KWG: Banken sind gemäß KWG verpflichtet, die Gültigkeit der durch ihre Kunden verwendeten Mandate zu prüfen. Für Banken ist es empfehlenswert risikoangepasste Prüfungsstrategien und -verfahren zu entwickeln.
  • Kundenkommunikation: Große Herausforderungen entstehen in der Kundenkommunikation, da die meisten Kunden ihre IBAN und BIC noch nicht kennen. Viele Kunden stehen IBAN und BIC ablehnend gegenüber und empfinden die Umstellung als bürokratische Schikane. Noch wesentlich schwieriger wird es sein, von Kunden gültige Lastschriftmandate einzuholen. Bestehende Einzugsermächtigungen können jedoch umgewandelt werden.
  • Big-Bang-Umstellung Anfang 2014: Aller Wahrscheinlichkeit nach werden die meisten Unternehmen erst kurz vor dem 1.2.2014 zu SEPA wechseln. Die gleichzeitige Migration einer so großen Anzahl von Kunden stellt die Banken vor große organisatorische und technische Herausforderungen.
Den Unternehmen stehen zweifellos 12 spannende Monate bevor:
  • Migrationsprojekte werden unter Zeitdruck geraten.
  • Von drei Projektdimensionen Zeit, Scope und Kosten ist die erste unveränderlich. Die Migrationsprojekte werden teuer und mit oft mit Übergangslösungen und Workarounds arbeiten müssen.
  • Banken sind nicht in der Lage die Masse ihrer Kunden gleichzeitig bei der Migration zu unterstützen.
  • Der Beratermarkt für SEPA-Spezialisten ist längst leergefegt.
  • Schafft ein Unternehmen die Umstellung nicht rechtzeitig, kann das im Extremfall in die Illiquidität und damit Insolvenz führen.
  • Auch für Banken werden die nächsten 12 Monate sehr aufregend.
  • Die Menge an SEPA-Zahlungen wird sich in wenigen Monaten vervielfachen.
  • Viele Kunden werden anfangs noch fehlerhafte SEPA-Daten anliefern und erwarten Unterstützung bei der Fehlerbehebung.
  • Viele Kunden erwarten von ihrer Hausbank Unterstützung im Projekt. Sie möchten Beratung, Hilfe bei der Umstellung der Bankverbindungen und beim Test.
Die Situation ist heute für Unternehmen ähnlich wie bei der Jahr-2000-Umstellung. Der Stichtag ist festgelegt und wirklich alle sind betroffen. Mit einem Unterschied: Damals mussten die Systeme „nur“ so weiterlaufen wie bisher. Es mussten keine neuen Funktionen entwickelt werden. Regressionstests genügten. Diesmal müssen Systeme und Geschäftsprozesse auf einen komplett unterschiedlichen Standard migriert und Geschäftsprozesse müssen angepasst werden, wobei im schlimmsten Fall das Überleben des Unternehmens auf dem Spiel steht.

Was passiert, wenn die Migration in Teilen der Wirtschaft scheitert, ist heute nicht abzusehen. Bislang gibt es offiziell keine Notfallverfahren. Die Bundesbank, die Bundesregierung und die EU halten sich hier bislang bedeckt. Unternehmen sollten also besser nicht darauf hoffen, dass der Termin noch verschoben wird.

Bildmaterial: iStockphoto | © Thinkstock

Über den Autor

Markus Nenninger
Markus Nenninger
Markus Nenninger beschäftigt sich seit mehr als 10 Jahren mit IT für Banken und Finanzdienstleiter. Seit seinem Studium der Informatik interessiert er sich besonders für das Zusammenspiel von Business und Technologie. Weitere Schwerpunkte sind die Themen Softwareentwicklung, Prozess- und Qualitätsmanagement. Bei Capgemini Business Technology leitet er des Beratungsteam für Kernbank und Zahlungsverkehr.

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