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Social Media verdrängen E-Mails – alles Unsinn?

Kategorie: Trends des Monats
Die E-Mail hat ausgedient, willkommen in der wunderbaren Welt der Social Collaboration! Angeblich haben Social Media die Kommunikationsgewohnheiten so grundlegend verändert, dass Unternehmen jetzt auf E-Mail-Systeme verzichten und ihre Kommunikation ganz auf Social Media umstellen können. Damit ließe sich auch die Produktivität steigern, weil ja nicht mehr hunderte von E-Mails gelesen werden müssen. Solche Thesen halte ich ehrlich gesagt für Unsinn.

Zum einen hat sich vielleicht das Kommunikationsverhalten eines kleinen Teils der Mitarbeiter durch Social Media verändert, aber nicht das der breiten Masse. Für viele Kollegen − vor allem der älteren Generation − ist ihr E-Mail-Postfach nach wie vor der Dreh- und Angelpunkt ihrer täglichen Arbeit. Social Media sind lediglich ein weiterer Kommunikationskanal, von dem man Informationen in den täglichen Workflow integrieren muss. Aber darum geht es eigentlich gar nicht. Ich frage mich bei solchen Aussagen wie oben immer, warum das Kommunikationsaufkommen sinken sollte, wenn alle Social Media nutzen. Ich glaube, dass es eher steigt, weil soziale Medien es noch einfacher machen, Nachrichten an hunderte von Menschen zu schicken, ohne darüber nachzudenken, ob sie das Thema überhaupt interessiert oder sie in das Projekt involviert sind. Sprich: Man muss jeden Tag noch mehr lesen, weil ja eventuell etwas dabei sein könnte, dass einen wirklich angeht. Darüber hinaus benötigt man zumindest für die externe Kommunikation solange E-Mail-Systeme, bis alle Unternehmen, Institutionen und Privatleute umgestellt haben. Ein anderer Aspekt ist, dass Social Media-Kommunikationsplattformen nicht das Silo-Problem lösen. Die Nachrichten-Streams laufen genau wie E-Mails über ein Stand-alone-System, während andere Informationen zu einem Projekt in einer anderen Software hinterlegt sind. Unterm Strich ist das in meinen Augen kein echter Fortschritt für die Produktivität.


Kommunikation im Kontext

Deshalb bin ich der Meinung, dass das Verbannen der E-Mail allein – sprich der Wechsel von System A zu System B – gar nichts bringt. Die Menschen werden nicht weniger tippen, nur weil sie eine andere Software benutzen. Besser wird es erst, wenn Nachrichten in den Kontext von Projekten und Vorgängen gestellt werden. Sprich wenn ich die Kommunikation zu einem bestimmten Vorgang angezeigt bekomme, sobald ich den Vorgang öffne. Oder andersherum, dass ich gleich die vorangegangene Diskussion und Informationen zum Projekt parat habe, sobald ich auf eine E-Mail antworten muss. Denn das ist das große Manko von E-Mail – die Kommunikation wird in einer Anwendung gespeichert, die nicht mit anderen Anwendungen und damit mit dem Gesamtprojekt gekoppelt ist. Letzteres wäre dann Context-aware-Computing und würde das Leben für die sogenannten Knowledge Worker wirklich erleichtern.


E-Mail-Postfächer sind Dubletten-Gräber

Ein anderes Problem an E-Mails ist ihr Silo-Charakter: Die Information verschwindet in Postfächern, auf die in der Regel nur der Empfänger Zugriff hat. Würden die Nachrichten gleich bestimmten Projekten im Kommunikationsstream zugeordnet, hätten bei Bedarf auch andere Kollegen etwas davon (wie bei öffentlichen Nachrichten über Social Media-Plattformen). Aber eben nur bei Bedarf und nicht als die 500. Mail im Posteingang, deren Inhalt man vielleicht irgendwann in diesem Jahrhundert noch mal brauchen könnte und dann sowieso nicht mehr findet. Denn die Suchfunktion der meisten E-Mail-Programme ist leider wesentlich schlechter als ihr Ruf.


Die Kommunikationszentrale muss her

Deshalb glaube ich nicht, dass wir die E-Mail verbannen und fortan nur noch über Social Media kommunizieren sollten. Ich glaube viel mehr, dass wir eine übergreifende Kommunikationsplattform brauchen, mit der wir über viele verschiedene Arten (E-Mail, Chat, SMS, Videokonferenz, Social Media intern und extern) kommunizieren können – je nachdem, was unser Gesprächspartner präferiert und welche Absicht wir verfolgen – und bei der die Nachrichten in den Kontext von Projekten eingebunden werden. Das wäre dann Context related Communication und zumindest für mich ein echter Fortschritt. Was denken Sie?

Über den Autor

Thomas Heimann
Thomas Heimann
Thomas Heimann leitet die Erhebung der jährlichen IT-Trends und interessiert sich vor allem für neue Technologien und die Möglichkeiten und Veränderungen, die sie mit sich bringen. Ein Beispiel dafür ist das Thema SOA, zu dem er ein Expertenteam bei Capgemini aufbaute und mehrere Jahre lang Workshops leitete sowie Vorträge hielt, unter anderem für die Computerwoche. Der Diplom-Informatiker berät derzeit Regierungsorganisationen und Behörden in Fragen der IT.

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