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Unternehmensarchitektur: Wirtschaftlichkeitsbetrachtung statt Business Case

Kategorie: Trends des Monats
Sie kennen das – wenn die Fachseite eine neue Anwendung benötigt, dann bitte möglichst schnell und möglichst kostengünstig. Standardisierung empfindet sie eher als Hindernis denn als sinnvolle Maßnahme. Die IT muss aber darauf achten, dass die Komplexität der IT-Landschaft wirtschaftlich und technisch beherrschbar bleibt. Deshalb ist sie vor allem an einem hohen Standardisierungsgrad interessiert. Immer wenn die IT-Landschaft erweitert werden soll, prallen diese konkurrierenden Anforderungen aufeinander. Um zu ermitteln, ob sich eine neue Anwendung lohnt oder nicht, wird in vielen Fällen ein Business Case erstellt. Der greift im Hinblick auf die Wirtschaftlichkeit meiner Meinung nach aber zu kurz.

Der Business Case ist heutzutage ein etablierter Bestandteil von Investitionsentscheidungen. Dennoch ist er häufig weder allgemein akzeptiert noch Grundlage für Entscheidungen. Das hat drei Gründe:
1.    Bei der Erstellung eines Business Cases werden oft mehr Fragen aufgeworfen als beantwortet, vor allem bei der Suche nach belastbaren Zahlen. Deshalb ist die Aufgabe nicht besonders beliebt.
2.    Der Business Case wird verdächtigt, für die Beantragung von Budget missbraucht zu werden. Der Nutzen wird, so der Vorwurf, tendenziell über- und die Kosten  unterschätzt, um das Projekt „zu verkaufen“. Außerdem gibt es in vielen Unternehmen Vorgaben für das mindestens zu erzielende Kosten-Nutzen-Verhältnis, das erstaunlicherweise auch immer erreicht wird. Deshalb zweifeln viele Entscheidungsträger die Aussagekraft von Business Cases an und er verliert seine Funktion als Entscheidungsgrundlage.
3.    Business Cases versprechen auf dem Papier oft einen großen Nutzen. Wie sie umgesetzt werden sollen, bleibt häufig unklar. Statt eines straffen Implementierungsplans, der zeigt, wie die Potenziale ausgeschöpft werden können, beschränkt sich der Business Case auf die Ankündigung von positiven Ergebnissen.

Bei der Weiterentwicklung der IT-Landschaft auf der Basis von Business Cases bleiben die Nutzenpotenziale häufig auf der Strecke, weil nur einzelne Anwendungen, aber nicht die Gesamtheit der Geschäfts- und IT-Architektur betrachtet wird. Wenn Sie eine auf lange Sicht wirtschaftliche IT-Landschaft schaffen wollen, sollten Sie Ihren Business Case in eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung einbetten.

Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung hat folgende Ziele:
•    Kosten und Nutzen so objektiv wie möglich darstellen
•    die Wirkung des Vorhabens aufzeigen – auch im Zusammenhang mit der Unternehmensarchitektur
•    den individuellen Beitrag von Fach- und IT-Bereich mit allen Beteiligten abstimmen
•    Risiken bewerten und Return on Investment aufzeigen
•    die Wirkung des Vorhabens transparent und damit seine erfolgreiche Umsetzung nachweisbar machen
•    Maßnahmen zur Sicherung des Erfolges beziehungsweise des Nutzeninkassos definieren und klare Verantwortlichkeiten dafür festlegen
•    Ansatzpunkte für den Ausbau des Controllings aufzeigen.

Im Gegensatz zum Business Case beschäftigt sich die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung intensiv mit der Wirkung des Vorhabens auf allen Ebenen. Da Sie sich mit tiefer gehenden Fragen und Problemen auseinandersetzen müssen, sind Sie später besser in der Lage, das Projekt zu steuern.

Auch wenn es häufig nicht möglich ist, alle Fragen vor dem Start des Projektes zu beantworten, sollten Sie eine Nulllinie festlegen und Ihre Daten in regelmäßigen Abständen aktualisieren. Nehmen wir zum Beispiel die Kosten und Nutzen einer neuen Lösung, die ohne praktische Erfahrung nur schwer zu berechnen sind. Sie können Ihren Basis-Business-Case aber schrittweise um die Erkenntnisse aus den Konzepten und Pilotprojekten erweitern, ihre Annahmen konkretisieren und den Nutzen hinterfragen. Die verfeinerte Information gibt Ihnen dann wichtige Hinweise, wie Sie weiter vorgehen sollten und liefert Ihnen Schritt für Schritt die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung für diesen Teil und nach und nach für Ihre gesamte IT-Anwendungslandschaft. 

Über den Autor

Thomas Heimann
Thomas Heimann
Thomas Heimann leitet die Erhebung der jährlichen IT-Trends und interessiert sich vor allem für neue Technologien und die Möglichkeiten und Veränderungen, die sie mit sich bringen. Ein Beispiel dafür ist das Thema SOA, zu dem er ein Expertenteam bei Capgemini aufbaute und mehrere Jahre lang Workshops leitete sowie Vorträge hielt, unter anderem für die Computerwoche. Der Diplom-Informatiker berät derzeit Regierungsorganisationen und Behörden in Fragen der IT.

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