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Wie man Projektkosten in die Höhe treibt

Kategorie: Trends des Monats
iStockphoto | © ThinkstockNeulich im Urlaub traf ich einen alten Schulfreund wieder. Die Überraschung war groß und nachdem wir uns über unsere gemeinsamen Bekannten von damals ausgetauscht hatten, kamen wir auf den Job zu sprechen. „Ich bin inzwischen Geschäftsführer bei einem mittelständischen Maschinenbauer. Und was machst du jetzt so?“ „Ich mach IT, bin Berater für Projekt- und Testmanagement.“ „Aha, das ist ja interessant, dann muss ich dir unbedingt was erzählen. Vielleicht weißt du ja, was da los ist.....“, erwiderte er und erzählte mir eine interessante Geschichte.

„Unser Leiter Programmmanagement Sommer schrieb mir, dass zwei IT-Projekte nicht nach Plan verlaufen und in beiden Fällen das Budget erhöht werden muss. Damit war das Gesamtbudget für´s Jahr 10 Prozent über dem Forecast. Bei einem davon, dem WebCRM 2.0, hatte der Hersteller betont, dass die neue Projektmanagementmethode die Risiken senkt. Sie heißt glaube ich SCRUM. Ich fragte natürlich nach, wie es zur Verteuerung kommen konnte und erfuhr, dass der Software-Dienstleister übernommen wurde und die Weiterentwicklung des WebCRM 2.0 nicht mehr gewährleistet ist, weil er sich nun auf einen anderen Geschäftsbereich konzentriert. Die meisten Mitarbeiter unseres Projekts hätten das Haus verlassen oder wären extern gewesen und nicht mehr verfügbar. Daraufhin hat Sommer Angebote für die Fertigstellung eingeholt, die liegen aber bis zu 150 Prozent über den ursprünglich veranschlagten Kosten! Die Begründung der Anbieter ist, dass sie keine ausreichende Dokumentation für die Software hätten. Ist so etwas nicht Standard? Jetzt könnten wir überlegen, das ganze selbst zu machen, aber dazu müssten wir neue Leute einstellen und die sollen anschließend auch noch was zu tun haben. Außerdem entspricht das nicht unserer ursprünglichen Strategie.

Aber es kam noch besser: Die Revision teilte mit wenig später mit,  dass in verschiedenen IT-Systemen die datenschutzrechtlichen Vorkehrungen nicht belegbar oder auf Grund fehlender Dokumentation nicht nachprüfbar seien. Außerdem basiere die Berechtigungsvergabe für das WebCRM 2.0 nur auf der Grundlage der Weitergabe mündlichen Wissens, was in sich ein Risiko darstelle. Der Zustand müsse sofort korrigiert werden und Dokumentationen müssten den gesetzlichen Anforderungen genügen. Die Verantwortung bei einer Prüfung des Aufsichtsrates lehnte die Abteilungsleiterin ab und wies darauf hin, dass die Sanktionierungsmaßnahmen Strafzahlungen in der Größenordnung des Umsatzes mehrerer Monate annehmen könnten.

Dann kam noch unsere Leiterin Business Development und beschwerte sich, dass die Projekte, die sie in den letzten 12 Monaten mit der IT durchgeführt hat, immer das Budget überschritten hätten, obwohl die Anforderungen durchaus überschaubar gewesen wären. Sie habe sich auf einem Kongress mit Kollegen anderer Unternehmen unserer Branche ausgetauscht und die sagten, dass ähnliche Entwicklungen bei ihnen mit einem Drittel weniger Budget umgesetzt worden sind. Sie fühle sich zwar immer gut informiert aber das letzte Projekt für das neue Bewerberportal im Frühjahr sei ja so was von teuer gewesen. Als ich mir die Sache näher angesehen habe kam heraus, dass die Entwicklung selbst 150.000 Euro gekostet hat und das Projektmanagement dazu 95.000 Euro. Das kann doch nicht sein, oder?“
 
Tja, leider kann das schon sein, je nachdem, welche Methode man nimmt. In diesem Fall war es Prince2. Das ist im Prinzip der Mercedes unter den Projektmanagementsystemen und für so ein kleines Vorhaben vollkommen überdimensioniert. SCRUM wäre wahrscheinlich besser geeignet gewesen, da es wesentlich schlanker ist. Allerdings muss man bei SCRUM-Projekten darauf achten, dass ausreichend dokumentiert wird, um revisionssicher zu sein und die Weiterentwicklung zu gewährleisten, wenn das Personal wechselt. Der Anbieter sollte nicht nur die Software, sondern auch die Dokumentationspflichten im Blick haben. Alles in allem wäre es also am besten, sich bei Entwicklungsprojekten nicht nur über die Lösung selbst, sondern auch über das passende Vorgehensmodell und die Dokumentation Gedanken zu machen. Einen Nagel schlägt man ja auch  nicht mit der Zange in die Wand.


Bildnachweis: iStockphoto | © Thinkstock

Über den Autor

Rüdiger Plasil
Rüdiger Plasil
Rüdiger Plasils Welt ist das Projekt- und Testmanagement. Für ihn kommt es nicht nur darauf an, Tests zu planen und durchzuführen, sondern gleichzeitig die IT- Organisation des Unternehmens zu verbessern. Seine Leidenschaft gehört der Erschließung neuer Ansätze zur Integration des Testens in die Organisation und ihre Auswirkungen auf die Unternehmensziele. In das Thema bringt er mehr als 15 Jahre Erfahrung ein. Bei Sogeti Deutschland beschäftigt sich Rüdiger Plasil mit Testframeworks für Banken und Versicherungen sowie ihrer Integration in beispielsweise ITIL. Er berät Unternehmen bei der Weiterentwicklung ihrer Test-Organisation und -Services und führt Testprojekte durch.

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