IT-Trends-Blog

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Nicht rechtfertigen, sondern vorrechnen: IT an Business-KPIs messen

Kategorie: Trends des Monats
iStock | © ThinkstockIT-Kennzahlen sind die Basis, aber Business-KPIs gehören die Zukunft – so könnte man eines der Ergebnisse der IT-Trends-Studie 2013 zusammenfassen: 62 Prozent der CIOs sind der Meinung, dass der Erfolg der IT in Zukunft hauptsächlich an geschäftlichen Parametern gemessen werden sollte. Das Problem ist nur, dass noch niemand ganz genau weiß, wie das gehen soll.
 
Business-KPIs werden in der IT derzeit sehr selten gemessen (nur von 12 Prozent der Befragten), weil es kaum etablierten Methoden dafür gibt. Außerdem ist es in vielen Fällen schwer, eine Umsatzsteigerung, Zeitersparnisse oder sonstige Effizienzerhöhungen eindeutig und ausschließlich der IT zuzuordnen. Sie hat ja meistens unterstützende Funktion und ihr Anteil muss gegenüber dem Talent der Verkäufer, der Produktqualität, der Effektivität des Marketings und anderen Faktoren abgegrenzt werden.
 
Der Mehrwert von Verfügbarkeit
Dennoch lohnt es sich, die Prozesse seines Unternehmens zu durchforsten und nach Fällen zu suchen, in denen man Business-KPIs ermitteln kann. Einer davon ist die Verfügbarkeit von IT-Systemen, zum Beispiel im Contact Center. Wenn sie ausfallen, können die Agenten nicht arbeiten und die Produktivität sinkt aufgrund der IT. Für Bestell- und Vertriebshotlines kann man dann relativ leicht den entgangenen Umsatz ausrechnen. Ähnlich sieht es in der Produktion aus: Wenn das Band aufgrund von Systemausfällen im Produktions- oder Logistiksystem stillsteht, entstehen definierte Kosten und irgendwann auch Umsatzeinbußen.
 
Der Mehrwert von Innovation
Aber eigentlich geht es ja darum, den Wertbeitrag der IT zu ermitteln, das heißt, welchen positiven Einfluss sie auf Umsatz und Gewinn hat. Für diese Rechnung benötigt man einen Vorher-Nachher-Vergleich und damit eine Nulllinie, die Kosten, Umsatz oder Gewinn ausweist, bevor Systeme verbessert wurden. Das wäre zum Beispiel die Produktivität einer bestimmten Produktionseinheit vor der Einführung einer neuen Anwendung. Oder die Anzahl der Abbrüche im Online-Bestellprozess vor der Verbesserung der Nutzerfreundlichkeit. Um den Wertbeitrag zu ermitteln, wird dann die Differenz ermittelt und in Kosten, Umsatz oder Gewinn umgerechnet. Diese Art von Rechnung wird ja auch in Business Cases aufgemacht.
 
Der Mehrwert von Flexibilität
Eine weitere und sehr interessante Möglichkeit ist, die Flexibilität der IT zum Gradmesser zu machen und damit die Zeit, in der Geschäftsprozesse angepasst werden können. Wenn zum Beispiel 30 Prozent eines Prozesses innerhalb von 4 Wochen verändert werden können, trägt die IT in hohem Maße zur Flexibilität des Unternehmens bei und stärkt damit die Wettbewerbsfähigkeit. Welchen Wert diese Flexibilität für das Unternehmen hat, muss man zusammen mit der Fachseite ermitteln. Konkret könnte man berechnen, wie es sich auf den Umsatz auswirkt, wenn durch schnellere Softwareanpassungen innerhalb von 4 Stunden anstatt von 4 Tagen alle Prozesse fertig sind, um ein neues Produkt zu verkaufen.
 
Viele Wege führen nach Rom
Um Business-KPIs zu messen, sollte man zuerst überlegen, welche Parameter große Bedeutung für das Unternehmen haben. Dann kann man in vielen Fällen auch einen Weg finden, den Wertbeitrag der IT zu ermitteln, der entweder durch Innovationen und Verbesserungen oder dadurch zustande kommt, dass Systeme verfügbar sind. Voraussetzung für die Berechnung ist aber, dass der CIO die Umsetzung ab einem bestimmten Punkt allein verantwortet. Denn wenn er von zu vielen anderen Abteilungen abhängt, verschwimmt am Ende, auf wessen Konto der Wertbeitrag geht. Eine weitere Voraussetzung ist die Zusammenarbeit mit der Fachseite, denn die IT-Abteilung weiß meistens nicht genau, welche Kosten bei Ausfällen entstehen oder wie genau sich Systemverberbesserungen auf den Umsatz auswirken. (Link zum Beitrag: „Was die IT nicht entscheiden kann“)
 
Wie Sie sehen, ist es also gar nicht so schwer, Business-KPIs zu messen, es wird nur im Moment noch viel zu selten getan. Meine Empfehlung ist, erst einmal mit kleinen Projekten zu starten, um sich damit vertraut zu machen. Interessant wird es dann natürlich, wenn man die Ergebnisse der Business-Seite präsentiert. Haben Sie da schon Erfahrung?



Bildnachweis: iStock | © Thinkstock

Über den Autor

Alfred Aue
Alfred Aue
Dr. Alfred Aue beschäftigt sich mit dem Lebenszyklus von Anwendungen und wie man ihn optimal gestaltet. Dabei interessiert ihn vor allem, wie man nicht nur die Kosten senkt, sondern vor allem den geschäftlichen Mehrwert erhöht. Bei Capgemini ist Alfred Aue Head of Sales der Application Lifecycle Service in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Seine Arbeit basiert auf langjähriger Erfahrung, unter anderem bei Siemens Nixdorf, debis Systemhaus und T-Systems.
Jede vernünftig durchdachte Änderung in der IT oder Software bringt einen messbaren Mehrwert. Nicht immer für Umsatz und Gewinn (was bei den entstehenden Kosten in kleineren Unternehmen oft sogar negative Auswirkungen auf diese Punkte hat), sondern oft auch in den Punkten Zufriedenheit der Kunden oder Mitarbeiter. Die Idee eine Nulllinie zu finden - auch unter der Frage was ist heute und was ist der zu erwartende Stand nach der Optimierung - gibt aber einen guten Anhaltspunkt welches Potential aktuell noch ungenutzt bleibt. Danach entscheidet die Business Seite ob Kosten und Nutzen mittel oder langfristig für oder gegen dieses Projekt sprechen.

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