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Process on the Fly – elastisches Geschäftsprozessmanagement

Kategorie: Trends am Horizont
iStock | © ThinkstockÜber Jahre hinweg eingeschliffene Geschäftsprozesse sind bisweilen recht störrisch. Sie widersetzen sich immer wieder hartnäckig allen Formen von Anpassungsversuchen, die etwa durch neue betriebliche oder regulatorische Anforderungen ausgelöst werden.
 
Zudem sind Geschäftsprozesse häufig nicht sehr transparent und es ist für die verantwortlichen Führungskräfte nach wie vor oft schwierig, zentrale Prozesskennzahlen wie z. B. Mengen, Dauern und Auslastung zeitnah und über zuverlässige Quellen zu erhalten. Missstände und Optimierungspotenziale bleiben daher allzu oft unentdeckt, an eine zielorientierte und feingranulare Steuerung ist schon gar nicht zu denken.
 
Gleichzeitig sehen sich die Unternehmen mit einem immer dynamischeren Umfeld konfrontiert. Zu den Herausforderungen, die Kunden in meinen Projektgesprächen regelmäßig aufzählen, gehören steigende Kundenerwartungen, neue Wettbewerber, der Einsatz innovativer Technologien und nicht zuletzt gesetzliche Rahmenbedingungen, die diese Entwicklung treiben. Ein konventionelles, statisches Prozessmanagement wird diesen Erfordernissen nicht mehr gerecht.
 
Vor diesem Hintergrund steht der Ausdruck Process on the Fly für einen umfassenden Ansatz, um das Geschäftsprozessmanagement auf Basis innovativer Informationstechnologie nachhaltig zu flexibilisieren. Kernidee ist, Prozess- und Geschäftslogik aus den bestehenden Anwendungssystemen heraus zu lösen und auf Basis von visuellen Modellen sowie intuitiv verständlichen Regelsprachen in separaten Komponenten wie z. B. Business Process Management Systemen (BPMS) und Business Rules Management Systemen (BRMS) abzubilden.
 
Basistechnologien wie BPM und BRM unterstützen robuste Steuerungsmechanismen und erlauben kontrollierte Eingriffe in die Abläufe, ohne die in der IT ansonsten üblichen langwierigen Entwicklungs- und Testzyklen. Dashboards ermöglichen darüber hinaus die Überwachung und Analyse von Prozesskennzahlen in Echtzeit. Insgesamt werden damit die Möglichkeiten zur Steuerung, Automatisierung, Kontrolle und kontinuierlichen Verbesserung von Geschäftsprozessen auf ein ganz neues Niveau gebracht.
 
Aus einer eher technischen Perspektive ermöglichen moderne BPM Systeme dabei auch die Integration auch von bislang voneinander isolierten Legacy-Anwendungen über Service Schnittstellen. Die in diesen Anwendungen enthaltenen, vielfach über Jahre hinweg ausgereiften Funktionen können damit auch in der neuen Prozess-orientierten Welt weiterverwendet werden.
 
Und die Entwicklung ist noch lange nicht abgeschlossen, wie ich es selbst auch in verschiedenen Projekten immer wieder feststelle:
  • Lange Zeit als „Spielzeug“ belächelt, hat sich etwa die Prozesssimulation inzwischen zu einem ernst zu nehmenden Optimierungswerkzeug gemausert. Mit Hilfe formaler Prozessmodelle kann das Verhalten realer Geschäftsprozesse unter verschiedenen Annahmen nachgeahmt werden. Geplante Eingriffe in die Abläufe lassen sich so vorab in Form von Simulationsexperimenten „proben“, und Umstellungsrisiken deutlich senken.
     
  • Während sich die Prozesssimulation überwiegend auf die Optimierung von reinen Prozesskennzahlen wie Durchlaufzeiten, Auslastung der Mitarbeiter etc. fokussiert, untersuchen prozessanalytische Verfahren auf Basis von Methoden aus dem Business Analytics Umfeld darüber hinaus die Zusammenhänge zwischen Prozessleistung und finanztechnischen Kennzahlen. Wie wirken sich beispielsweise die Bearbeitungsgeschwindigkeit von Kundenanliegen in einer Versicherung auf die Schadenkosten oder die Stornoquote aus? Die genaue Kenntnis, auf welche Leistungskennzahlen es mit Blick auf die Finanzergebnisse wirklich ankommt, unterstützt die Entscheider bei der Spezifikation von Service-Levels und Zielvorgaben.
     
  • Prozesssimulation und prozessanalytische Verfahren setzen auf geeigneten Modellen und einem umfassenden Datenbestand auf, die jedoch nicht immer verfügbar sind. Einen möglichen Ausweg bietet das sogenannte Process Mining. Process-Mining-Werkzeuge unterstützen die Rekonstruktion von Geschäftsprozessen auf Basis von Log-Daten, die von vielen existierenden Anwendungssystemen bereits heute automatisch protokolliert werden. Die aus diesen Daten mit Hilfe des Process Mining visualisierten IST Prozesse helfen bei der Identifizierung von Kapazitätsengpässen, unnötigen Schleifen, Regelverstößen und anderen Schwachstellen, so dass die Prozessverantwortlichen gezielte Gegenmaßnahmen einleiten können.
     
  • Zentrale Abläufe lassen sich häufig nicht so gut strukturieren, wie es für die Abbildung in herkömmlichen BPM-Systemen erforderlich wäre. Die individuelle Bearbeitung von Kundenwünschen durch hochqualifizierte Mitarbeiter lässt sich eben nicht immer in ein starres Schema pressen. Case Management Systeme bieten daher in Ergänzung zu etablierten BPM-Methoden Ansätze zur umfassenden Steuerung und Überwachung auch schwach-strukturierter, wissensintensiver und kollaborativer Prozesse.
Prozesse flexibel am Markt ausrichten
Unternehmen strukturieren und steuern ihre internen und externen Abläufe mit Hilfe von Geschäftsprozessen und -regeln. Bislang waren für die Überwachung und Anpassung dieser Abläufe große Anstrengungen erforderlich. Wachsender Änderungsdruck von Kunden, Wettbewerbern, Partnern und Behörden erfordert daher ein neues Paradigma und umfassende IT-Unterstützung. Process-on-the-Fly-Technologien wie etwa Business Process Management, Business Rules Management und Case Management erfüllen diesen Anspruch und helfen Unternehmen dabei, ihre Prozesse nachhaltig und flexibel an den Bedürfnissen des Marktes auszurichten.
 
Wie gehen Sie mit den neuen Anforderungen um? Setzen Sie schon auf Process-on-the-Fly-Technologien? Ich freue mich auf einen Austausch mit Ihnen.



Bildnachweis: iStock | © Thinkstock

Über den Autor

Joachim Rawolle
Joachim Rawolle
Dr. Joachim Rawolle setzt gemeinsam mit seinen Kunden seit über 10 Jahren BPM Vorhaben zur Optimierung von wertschöpfenden, hochvolumigen Kerngeschäftsprozessen um. Besonderen Spaß hat er an innovativen, herausfordernden Vorhaben mit fundamental neuen Ansätzen, die über das reine Automatisieren bestehender Abläufe weit hinausgehen und dabei dramatische Nutzeffekte erzielen. Nach seinem Studium der Wirtschaftsinformatik sammelte Joachim umfassende IT- und Branchenerfahrung bei namhaften Systemintegratoren und Unternehmensberatungen. Bei Capgemini ist er im Bereich Business Technology an der Schnittstelle zwischen den Fachbereichen und der IT für Projekte im deutschen Versicherungsmarkt verantwortlich.

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