IT-Trends-Blog

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In sechs Schritten zum IT Sourcing

Kategorie: Trend-Tools
Big Data, Analytics, Automation, Mobile und Clouds - die Digitalisierung verändert die Produkte und die Arbeit in den Konzernen. Für die Umsetzung der Digitalen Transformation allerdings müssen interne Mitarbeiter freie Kapazitäten haben. Eine Möglichkeit diese zu schaffen, ist es, die Arbeit mit einem IT Sourcing Projekt neu zu verteilen.

Doch wie läuft eigentlich so ein IT Sourcing Projekt ab? Typischerweise hat jedes Projekt sechs Phasen, allerdings kann in der Praxis eine Phase übersprungen oder verschoben werden. Dies hat allerdings Komplikationen bei der Umsetzung zur Folge.

1. Sammlung von Daten und Analyse
Die gesammelten Daten führen dazu, den Umfang klar abzugrenzen und aufzuteilen. So entsteht ein Bereich, der später in den Händen der eigenen Organisation liegt, und ein zweiter, der von einem Provider verantwortet wird. Je genauer die Grenzen gesetzt sind, umso reibungsloser erfolgt die Umsetzung. Was intern und was extern geleistet wird, sollte durch eine grundlegende IT Sourcing Strategie vorgegeben werden. Hier wird nicht nur die Aufteilung der Applikationen nach Core- und Non-Core – also In-House und externer Vergabe – vorgenommen, sondern ebenso die Tätigkeiten aufgeteilt. Viele Unternehmen sehen beispielsweise Projektmanagement als eine reine In-House Tätigkeit an, die Software Entwicklung wird bevorzugt durch einen Provider erbracht.
2. Lieferantenanalyse
In dieser Phase werden die geeigneten Lieferanten ermittelt. Dabei liegen zwei Fragestellungen im Fokus: Welches Unternehmen ist als zukünftiger Provider / Partner geeignet? Und kann der zukünftige Partner den gewünschten Vorteil bieten? Gesuchte Vorteile sind etwa die Suche nach Innovationen, Zugang zu speziellen Nischen-Skills oder die Möglichkeit zum Offshoring.
3. Die Ausschreibung
Die wichtigen Details über den Umfang, der zukünftig durch einen Provider erbracht wird, werden in dieser Phase aufbereitet und an mehrere potenzielle Lieferanten gesendet. Das Ergebnis des Ausschreibungsprozesses ist eine Liste von meist drei potenziellen Anbietern, deren Dienstleistung am vielversprechendsten ist, bezogen auf Preis, Leistung und Potenzial.
4. Verhandlung / Vertragsabschluss
In mehreren Verhandlungsrunden wird mit jedem Dienstleister einzeln über den Preis und dazugehörige Feinheiten des Vertrags gesprochen. Nach Abschluss der Verhandlungen werden ein oder auch mehrere Partner ausgewählt und der Vertrag unterschrieben.
5. Transition
In dieser entscheidenden Phase werden die Weichen des Erfolgs gestellt. Der ausgesuchte Provider bereitet sich darauf vor, den im Vertrag definierten Umfang zu erbringen. Dabei wird das benötigte Wissen von den verschiedenen Quellen (andere Provider, interne Mitarbeiter, Dokumente, Datenbanken) eingesammelt und aufbereitet. Die Projekt-Organisation wird aufgebaut, Strukturen geschaffen, Prozesse abgestimmt, das Reporting aufgesetzt und Zugang zu den Systemen hergestellt.  Nach Abschluss des Wissenstransfers erfolgt der Change of Control und der neue Provider geht in Verantwortung und übernimmt die Dienstleistung.
6. Umsetzung
In der neu geschaffenen Organisationsstruktur optimiert ein fortlaufender Verbesserungsprozess beständig den Service, das Reporting gibt Auskunft über die Erfüllung der vorgegebenen Qualität und gelieferten Artefakte.
 
Ein IT Sourcing Projekt folgt meist einer generellen Strategie des Sourcing. Verstärkt fokussieren sich diese Strategien auf wertschöpfende Faktoren und gehen über Kosteneinsparungen hinaus. Und gerade hier hat es in den letzten Jahren die größte Veränderung gegeben: Offshore Lieferzentren sammeln und treiben Innovationen voran. In ihnen fließen die weltweiten neusten Trends, Business- und auch technologisches Fachwissen zusammen. Diese Trends werden schnell erkannt und aufgegriffen, aufgearbeitet und das Wissen darüber allen zur Verfügung gestellt. 

Sourcing ist ausgereift und viele Manager müssen ihre Sourcing Strategie überarbeiten, um mit den Veränderungen am Markt gerade durch die Digitale Transformation mithalten zu können. Diejenigen die es richtig angehen, werden das Unternehmen durch die Balance zwischen Kosten, Risiken mit der richtigen Struktur ihrer Talente entscheidend weiter voran bringen. Wie sind Ihre Erfahrungen mit Sourcing Projekten? Ich freue mich auf einen Austausch. 

Über den Autor

Florian Höppner
Florian Höppner
Florian Höppner ist seit 2012 bei Capgemini mit den Schwerpunkten Lieferantenkonsolidierung und Solution Design. Sein Büro ist in München, er ist aber in ganz Deutschland für unsere Kunden tätig.

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