Themen aus dem E-Government-Gesetz

 

Die Online-Ausweisfunktion der Ausweisdokumente

Mit der Online-Ausweisfunktion des Personalausweises kann der Besitzer des Ausweisdokuments sich den Behördengang sparen und braucht sein Anliegen nicht in den Besprechungszeiten der Behörde vorbringen. In einem ersten Schritt muss die Behörde dem Bürger erlauben, seine Identität elektronisch nachzuweisen. Die Verwaltungsverfahren, die einen Identitätsnachweis vorsehen, können durch die Integration der Online-Ausweisfunktion nicht nur die Datenerfassung medienbruchfrei gestalten sondern auch die Qualität und die Effektivität des Verwaltungsprozesses steigern. Denn auf dieser Weise können die Daten direkt in das Verfahren übernommen und zur weiteren Bearbeitung herangezogen werden. Die Datenerfassung vom Papier entfällt in diesem Fall. Die Behörden müssen eine technische Lösung für die Nutzung der Online-Ausweisfunktion bereitstellen und diese in ihre Verfahren integrieren. In Bezug auf den elektronischen Aufenthaltstitel (eAT) werden gegenwärtig technische Lösungen konzipiert.


De-Mail

Die E-Mail ist ein Kommunikationskanal, der mittlerweise eine bereitere Nutzung gefunden hat. Mit der De-Mail wird eine E-Mail in einer besonderer Infrastruktur angeboten, die für eine rechtssichere und verbindliche Kommunikation sorgt. Nur hierfür akkreditierte Unternehmen dürfen die De-Mail-Dienste anbieten. Sender und Empfänger von De-Mail brauchen jeweils einen Zugang zu dieser Infrastruktur, um mittels De-Mail kommunizieren zu können. Für die Behörden, die über De-Mail kommunizieren wollen, bedeutet es einerseits die Anbindung an eine De-Mail-Infrastruktur (zentrales oder eigenes De-Mail-Gateway) und anderseits die Integration der De-Mail in die Prozesse und Verfahren der Behörde.


Elektronische Aktenführung

Dokumentenmanagement, Vorgangsbearbeitung, Workflow-Management und Archivierung können als die wichtigsten Systemeigenschaften bezeichnet werden, die je nach Bedarf im Zusammenhang mit einer elektronischen Aktenführung betrachtet werden sollten. Die Einführung einer elektronischen Aktenführung wird die etablierten Geschäftsprozesse stark beeinflussen. Daher ist das Veränderungsmanagement bei der Einführung genauso wichtig wie die vorherige Anpassung und Optimierung der bestehenden Geschäftsprozesse für die zu realisierende technische Lösung.


Elektronische Bezahlmöglichkeiten

Mit der Bereitstellung von elektronischen Bezahlmöglichkeiten kann ein weiterer Medienbruch zwischen Verwaltung und Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen behoben werden. Der Bund verfügt mit der elektronischen Zahlungsverkehrsplattform (ePayBL, betrieben beim ZIVIT) bereits über eine nutzbare Basiskomponente für diesen Bereich. Es müssen geeignete Prozesse für die Nutzung einer elektronischen Zahlungsverkehrsplattform identifiziert und Schnittstellen zwischen den Fachverfahrensanwendungen und z. B. der elektronischen Zahlungsverkehrsplattform realisiert werden.

In Umsetzung einer EU-Richtlinie soll der elektronische Austausch und die elektronische Bearbeitung von Rechnungen in der Bundesverwaltung umgesetzt werden. Auch in diesem Bereich werden mit der Einführung einer eRechnung Medienbrüche behoben. In den Verwaltungen können umfangreiche Kosteneinsparungen realisiert werden, da das Scannen von Rechnungen entfällt und eine direkte Schnittstelle zu den vorhandenen ERP-Systemen realisiert werden kann.


Prozessoptimierung

Wenn ein Verfahren oder eine neue Lösung entwickelt oder die bestehende Lösung weiterentwickelt wird, dann müssen die Geschäftsprozesse der Behörde, die mit dem neuen oder weiter entwickelten Verfahren unterstützt und abgewickelt werden sollen, erhoben, analysiert und ggf. auch optimiert werden. Bestehende Papier-basierte Prozesse sollten nicht eins-zu-eins in das elektronische Verfahren übernommen werden. Das gilt auch für die Weiterentwicklung von einem bestehenden elektronischen Verfahren - hier sollten die Optimierungspotentiale im Gesamtprozess ausgeschöpft werden. Die Investition in ein Prozessoptimierungskonzept und dessen Umsetzung trägt zu einer höheren Effizienz, Akzeptanz und Zufriedenheit bei.


Elektronische Nachweise

Die Vorlage von Nachweisen wird in zahlreichen Verfahren gefordert und ist meist mit einem Medienbruch im Verfahrensprozess verbunden. Die Bearbeitung von elektronischen Nachweisen ist erheblich kostengünstiger und bindet kaum Ressourcen. Außerdem kann das Scannen von Nachweisen entfallen. Die Übertragung von elektronischen Nachweisen kann
z. B. über De-Mail oder über eine Upload-Funktion des Verfahrens in Kombination mit der Online-Ausweisfunktion sicher erfolgen.


Elektronische Formulare

Elektronische Formulare können Medienbrüche an den Datenerfassungsschnittstellen eines Verfahrens beheben und so den Verfahrensprozess kostengünstiger und effizienter gestalten. Nicht jedes Formular bedarf einer Signatur. Die meisten Formulare, die in Verfahren eingesetzt werden, können daher relativ einfach ohne eine qualifizierte elektronische Signatur in den Verfahrensprozess integriert werden. Ein Formular, das dem Schriftformerfordernis unterliegt, kann in Verbindung mit der Online-Ausweisfunktion online angeboten werden.


Verfahrensstandauskunft

Die Erteilung von Auskünften über den Bearbeitungsstand in einem Fachverfahren bindet Ressourcen in den Behörden. Diese Auskünfte können nach Bedarf und Art der Abfrage Systemseitig im Verfahren zusammengestellt und über eine elektronische Schnittstelle Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen bereitgestellt werden. Mit einer elektronischen Bereitstellung von Verfahrensstandauskünften kann eine größere Anzahl an Nutzern erreicht und dadurch mehr Transparenz für den Bearbeitungsprozess geschaffen werden.


Open Data

Aus Daten, die in Behörden verarbeitet werden, können zum einen wichtige Informationen abgeleitet werden. Zum anderen beinhalten die Daten umfangreiche Potentiale für eine Wiederverwendung und Nachnutzung - nicht nur im behördlichen Kontext. Das wirtschaftliche Potential von offenen Verwaltungsdaten wird als hoch eingeschätzt. In Deutschland gibt es das gemeinsame Open Data Portal der Kommunen, Länder und des Bundes - www.govdata.de. Über dieses Portal können offene Verwaltungsdaten Interessierten und Nutzern zur Verfügung gestellt werden. Geeignete Daten müssen in den verschiedenen Verfahren identifiziert und in einem maschinenlesbaren Format extrahiert werden.

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  • der Entwicklung Ihrer eigenen Roadmap zur Umsetzung des EGovG,
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